如何参与国际招标？如何把握出口商机？

如何参与国际招标？如何把握出口商机？

     参与国际投标是扩大出口的好策略，但它程序复杂、工作量大、履约周期长，所以要在国际招标时顺利中标，及时收集和利用招标信息，准确无误地准备投标资料是关键。
    
     世界上许多国家的政府和大买家采购时越来越多面向全球招标。中国企业在国际招标项目里中标不但可以扩大出口量，而且可以带来许多其它的机会。深圳西麦克进出口公司成套设备部的卫建国经理，经手及指导完成了21个国际性投标项目，出口总金额约4,000万美元。他在介绍参加国际投标的经验时说：“参加国际投标，开始比较难，但只要作成一次，慢慢做开了，各方面的信息就会多起来了，国外的公司一旦有招标项目，就会主动来询问你是否有兴趣。我们在巴基斯坦连续中了几个标就是这样。”
    
     但是，参加国际投标一般要通过一套周密而复杂的程序，从招标公告、投标人作出反应、评标到授予合同，一般都要半年到一年以上的时间。同时，所需准备的文件较多，还要将大量文件译成国际通用文字，工作量很大。所以，参加国际投标是一项技巧性和策略性很强的工作。
    
    

    
     中国机电设备招标中心文丕生、荆贵锁在《企业如何进行投标》一文中，建议企业要及时准确地掌握国际国内招标信息。在公开招标方式下，按规定应当通过国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布招标公告。这是企业了解招标信息的重要渠道。目前，中国国家有关部门分别指定了一些发布招标公告的媒体。国家计委指定《中国日报》、《中国采购与招标网》发布依法必须进行招标的项目的招标公告。外经贸部指定《中国国际电子商务网》、《中国招标》发布机电产品国际招标的招标公告。
    
     在邀请招标方式下，由于邀请招标的邀请范围是招标人确定的，企业要获得邀请招标的信息相对来说比较困难，如果企业和其产品知名度较高，则其被邀请的机会相对较多。通过一些专职招标机构或采购频繁的实体也可及时了解到招标动态和有关信息。
    
     卫建国介绍，国外的专业杂志、刊物、大报上经常刊登招标信息，应多加留意。现在很多网站都有招标信息，网上招标也越来越受欢迎。很多专门的招标机构接到业主的委托时也会发布招标信息，以他1995年经手的新加坡地铁局项目为例，当时是通过一本专业刊物了解到信息的。“得到信息的时候，稍为晚了一点。但我们还是决定参加竞标。开始600马力的内燃机车头是6台，后来因德国的机车出了事故漏油，新加坡方面又增订了6台，共620万美元。”卫建国介绍。
    
    
    
     不考虑中国企业自身和产品的情况，单从参加国际投标业务环节来看，了解到招标信息、吃透标书、准备招标文件是参加投标前期的三大要点和难点。吃透标书不但是自己要吃透，合作伙伴也要吃透。全面了解招标方的要求，一方面要克服语言的障碍，另一方面要克服资料多、跨国沟通的困难和不便。
    
     卫建国他们决定要参加新加坡地铁局的项目竞标后，前期联系了一些生产厂家，看看供货商有没有兴趣，最后找到了常州内燃机车厂。然后在公司内部成立了项目小组，负责整个项目运做。当时标书资料厚厚一堆，有商务部分的资料，如合同条款；也有技术方面的，整个内燃机车头是几是吨重的东西，各项技术指标都有详细的要求。“一般人看到这么厚厚的一大堆资料都吓坏了，”卫建国回忆道，“而且全部是英文的，不用说去投标了。我们合作的工厂也是第一次参加国际投标，他们以前，没有经验，我们这方作为对外总承包，虽然有一定的经验。但前期的准备还是足足花了三个月。”
    
     那次投标商务由深圳西麦克进出口公司负责，技术由常州内燃机车厂负责。深圳西麦克侧重准备商务方面的资料和对外、对内联络，为吃透商务方面的资料，了解招标方的要求，他们反反复复地看了多遍。帮工厂吃透许多技术资料都不容易，由于厂方英文不好，还需要深圳西麦克帮他们翻译成中文，或将中文翻译成英文，还有大量的图纸，也要翻译，所以工作量很大，有时加班加点，甚至通宵。这样才赶在开标之前将全部资料寄到新加坡。
    
    
    
     招标人和投标人之间主要通过招标文件和投标文件进行交流是招标投标的特点，投标文件主要包括：投标书、开标一览表、投标报价表、投标产品的方案及详细介绍、技术和商务方面与招标文件的偏离表、投标人的资信证明和招标文件要求提供的其他资料等。
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     投标文件是描述投标人实力和信誉状况、投标报价竞争力及投标人对招标文件响应程度的重要文件，也是评标委员会和招标人评价投标人的主要依据。在企业产品和实力能够满足招标文件要求的前提下，编制一本高水平投标文件，是中国企业在竞争中能否获胜的关键。招标文件中任何含糊不清或未予明确的都有可能导致执行合同意见不一致，甚至造成争执。所以，除了要了解潜在竞争对手的情况，在知己知彼的情况下，从技术、商务等各方面确定投标策略外，在制作投标文件时应注意如下五大要点：
    
     一字不漏地看标书中中国企业在参加国际投标时应根据招标项目的特点，认真研究招标文件内容，摸清招标人的要求和意图，吃透标书里面的全部内容，切忌出现理解上的错误。
    
     积累投标经验中卫建国介绍，标书通常大同小异，他们投过很多标，从世界银行贷款项目，到亚洲开发银行贷款项目，再到日本开发基金的项目，标书的内容都差不多，所以有经验的话，就可以省时省力，少犯错误。投标经验既要理论又要实践。他们在国外投标时，许多国际上的大公司在制做标书也经常会出现许多错误，而往往一两个错误就可能导致废标。
    
     拟定合理的投标价格中确定投标价格要根据国际市场行情和自己产品成本等因素综合分析来作决策。投标实际上就是投标人按照招标上提出的各项交易条件，按期提出自己最优惠的报价进行竞卖。国际招标中一般会吸引许多供应商前往投标，所以竞争程度自不用说。费用、预期利润、酬金、代理费、各项运保费用，不可预见费等，一定要精确计算。这里要强调的一点是，不一定是价格最低的投标人就是中标者。招标人通常会从商务、技术、价格三方面来综合考虑，依据标书的对投标人分别进行考核打分才决定的。
    
     多提供说明自己优势的文件中比如能说明投标人的技术优于招标人的要求或其它竞争对手的文件；可提前交货的保证和承诺等。投标人还可将自身的业绩、在其他项目中标的情况、各方面的评价、产品样本等等有关材料充实到投标文件中，并分别配上详细介绍，以便引起评委们和招标人重视，向他们充分展示自己的实力。对于一些含糊或写得不太具体的要求，特别应该多提供对投标人自己有利的文件或资料给招标人。“我们在泰国投一个标时，可以说我们在卖设备之前先是卖纸，我们先提供了厚厚的一大堆文件，常常一复印就一两万张，里面包括各种证书、用户反馈的意见等。”卫建国举例说，“这类资料可以全部放在投标资料中。”
    
     注意语言规范和格式中虽然标书对投标资料的格式有明确固定的要求，但仍有一部分文件未作格式上的要求。所以投标人需要准备美观大方、清晰明确的文件。外语表达要规范，不但书面文件上要规范，而且包括口语，因为投标过程中以及中标后执行合同，不但是商务交流还是技术交流，或者是售后服务，面对面沟通都很多。良好英语水平，规范的语言既是投标企业形象与实力的象征，也是中标的基本条件之一。
    
    
    
     参加国际投标是一场全球范围内既公平又非常残酷的竞争，是实力、信誉和经验等多方面的综合能力的比拼，所以还应注意如下的这些问题：
    
     第一，对自己的竞投资格进行预审，避免不必要的时间和费用损失。得到招标信息时，企业应从自己产品的质量、价格、服务等方面详细分析一下自己有什么优势，这些优势要从与国际上的同行相比，要能与国外产品竞争。参加国际投标通常会发生买标书的费用、出国考察的费用和标书制作费用等，有些大项目几十万甚至上百万人民币的投入都可能。如不中标的话，前期这些费用都不可能得到补偿。
    
     第二，也是很关键的一点，要找一个好的当地的投标代理。代理必须是有实力、有投标经验，最好是有名气的大公司。代理还要有些社会关系，与招标方关系越密切越好，这样有利于他们之间沟通，“我们做过的每一个项目在当地都有一个招标代理，因为我们对当地毕竟不熟悉，所以只有通过当地的公司帮你、协调甚至疏通一下，中标的胜算才能增加。”卫建国提醒道。
    
     上面提到的新加坡地铁局的项目，卫建国他们在新加坡当地就委托了一个代理——新加坡国际贸易公司。通常一个投标项目时间比较长，工作量也很大，在当地很多事情需要代理来做。“我们当时竞争对手很强，有来自德国、日本、法国、英国的好几家国际上有名的公司跟我们竞标。”卫建国清晰地回忆道。当时他们占了一个什么优势呢？当时中国唯一只有他们这家公司得到这个信息，去参加投标。所以在价格竞争方面他们占了绝对的优势。开标的时候，他们的价格比其它国际大公司低了40%多，但新加坡方很慎重，要中方组织工厂一起去新加坡参加技术上的招标答辩，澄清商务和技术方面的许多事情。答辩之后，新加坡地铁局比较满意，就把第一次招标6台600马力内燃机头授予他们公司中标。中标以后，根据招标要求，中方要开履约保函，接着还要开预付款保函。之前中方还开了5%的投标保函。
    
     投标保函开出后如接到通知中标了，15—30天内要将预付款保函和履约保函开出去。从通知中标的时候起，合同就已定下来了。接着签定合同，并可开始按照执行了。
    
     第三，只要按照标书的要求去履行合同，才能保证收汇安全。如果违约，如质量达不到要求、交货延误、售后服务跟不上，就要赔偿罚款、滞纳金等，还会造成不良影响，对以后参加投标不利。“做国际投标项目，售后服务很重要。做好售后服务要求在国外长期有人。有些项目派人去国外，一去就一年、二年。还要保证在项目那边有零备件，一旦有故障可以