以视频会议保证业务延续性

以视频会议保证业务延续性

     (华强电子世界网讯) 社会上各种各样的危机层出不穷，企业处在充满竞争及瞬息万变的现代商业环境，不但没有停下来喘息的空间，更需要应对各种突发事件。为此，许多企业已经采行了各种整体性的预防手段，以便能够在遭遇危机时仍能够持续营运，即保证业务的延续性。美国商会曾在一场有关企业业务延续性的研讨会中，对与会的企业领袖进行调查，调查对象中 60% 的企业家均针对业务延续性制定有专门性的计划，而且最重视的是确保有效的通信。
    防患于未然，构建视频通信系统
    
     所谓业务延续性是一种预防性机制，它明确一个机构的关键职能以及可能对这些职能构成的威胁，并据此采取相应的技术手段，制定计划和流程，确保这些关键职能在任何环境下都能持续发挥作用。
    
     虽然有相当一部分人包括高层管理人员在内已经意识到视频通信系统在企业业务延续性计划中扮演举足轻重的作用。但是，如果等到危机真正发生的时候再开始构建视频通信系统，这显然来不及。一方面，系统有可能因为需求的突然增大而发生缺货现象，另一方面，一旦危机发生时，此项工具的需求将会大增，并可能发生缺货的情形。此外，视频通信系统并非一个晚上便能完成安装、并立即能与业务整合。因此，建立能够整合企业的视频通信系统时，必须经过有组织规划的作业程序才能够完成。
    
    

    
     规划良善的视频会议系统，如泰德（TANDBERG）通信的视频系统一点都不复杂，但它必须能有适用的网络设备、管理系统及一些基础建设等，也需确保内部人员及外部人员能了解相关工作流程。因此，以在亚太地区设有 5 据点且员工人数达 500 人的企业为例，应该需要大概 30 天的建置准备期。而当网络建置完成后，设备的安装仅需花几分钟，便可如打电话般容易地进行视频通信。
    
     其实，视频通信带来的好处并不仅仅是应对危机。不同于许多其它的紧急设备，例如洒水系统或数据备份作业，即使预设的危机没有发生，视频会议系统仍可带来投资效益。
    
    
    
     建立周全的视频会议系统应该考虑以下 6 个步骤：指派一个工作小组进行组织调查 → 需求规划 → 选择解决方案 → 选择所用网络 → 选择合作厂商→ 建立一套评估程序
    
     一旦视频通信系统安装完成，必须通过各种方式在机构内部进行普及，使每位员工了解系统的功用并了解如何使用这套系统。视频通信可提升生产力并增强各部门合作，然而，先决条件是相关人员知道如何使用这套系统并将此系统融入平日工作活动中,确保相关人员注意到有视频通信选项。
    
     引进视频会议的门坎可以说一天比一天低，并且，视频通信已逐渐成为所有企业通信不可或缺的一部分。然而，面对各种社会、自然、商业危机的与日俱增，企业应立即建立业务延续性计划，通过与信誉良好的视频会议解决方案供货商洽谈，了解营运持续计划上的所需，以及早建立周全的计划。
    
    

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